成都市国家行政机关公文处理实施细则

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成都市国家行政机关公文处理实施细则

四川省成都市政府办公厅

成都市国家行政机关公文处理实施细则
市政府办公厅

第一章总则
第一条为做好我市各级国家行政机关的公文处理工作，使之规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据《国家行政机关公文处理办法》和《四川省国家行政机关公文处理实施细则（试行）》，结合我市实际，制定本细则。
第二条国家行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
第三条全市各级国家行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关并负责指导下级机关的公文处理工作。
第四条全市各级国家行政机关的办公厅（室）应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具备有关专业知识。
第五条全市各级国家行政机关要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，逐步改善办公手段，努力提高公文处埋工作的效率和质量。行文要少而精、注重效用。
第六条全市各级国家行政机关的公文处理工作，必须做到及时、准确、安全。公文由文秘部门统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。
第七条全市各级国家行政机关的公文处理工作，应贯彻“党政分开”的原则。
第八条在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密安全。
第九条本细则适用于全市各级人民政府及其部门和所属单位的公文处理工作。

第二章公文主要种类
第十条我市国家行政机关的公文种类主要有：
（一）命令（令）
适用于成都市人民政府依照有关法律规定发布的规章；县级以上人民政府宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。
（二）议案
适用于全市各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（三）决定
适用于对重要事项或重大行动做出安排。
（四）指示
适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的原则。
（五）公告、通告
“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（六）通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。

（七）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要指示精神或情况。
（八）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。
（九）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
（十）批复
适用于答复下级机关请示事项。
（十一）函
适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。
（十二）会议纪要
适用于记载和传达会议情况和议定事项。

第三章公文格式
第十一条公文一般由文头、正文、文尾三部分组成。
第十二条国家行政机关正式公文的文头一般有文件名称、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、份号等组成。占文件首页的三分之一到五分之二，用横线与正文分开。
（一）文件名称由发文机关名称加上“文件”二字组成（函只署发文机关名称），置于首页的顶端、发文字号之上，用庄重、醒目的字体套红印刷。两个以上机关联合行文，主办机关排列在前，也可只用主办机关的名称。发文机关应当写全称或者规范化简称。
（二）发文字号由发文机关代字、标于括号内的年号、顺序号组成，位于文件名称之下、横隔线之上正中，函的发文字号标注在标题的右上万。两个以上机关联合行文，只标明主办机关的发文字号。
（三）上报的文件，在发文字号的同一行右端标明签发人姓名。
（四）文件份号、秘密等级、紧急程度，应视文件内容需要从上依次标注在文件名称的左上角。秘密等级分为“秘密”、“机密”、“绝密”三种，紧急程度分为“急件”、“特急”（紧急电报分为“平急”、“加急”、“特急”）。“机密”、“绝密”公文应当标明份数序号。
（五）政府令的文头由套红印刷的：“×××人民政府令”和编号组成。政府令文的编号为“第×号”，标注在文头之下、正文之上正中位置。
第十三条公文的正文部分一般包括标题、主送机关、正文、附件、落款、附注等。
（一）公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。一般由发文机关名称、内容提要和文种名称组成，位于主送机关之上、横隔线之下居中位置。不能以引用文件字号代替内容提要。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（二）除“公告”、“通告”以外，其他正式公文一般都要标明主送机关。
主送机关一般在标题之下、正文之上左端顶格位置书写。“决定”、“命令（令）”、“会议纪要”等文种，主送机关可置于文尾主题词之下，抄送栏内抄送机关的上方，标明“主送：．．．”或“分送：．．．”。也可与抄送栏一起标明“送：．．．”。向上级机关的请示，只写一
个主送机关，如需同时送其他机关，用抄送形式。
（三）正文部分是对公文内容的表述。需要使用序数符号标明层次时，一般排列顺序是：第一层用“一、”第二层用“（一）”，第三层用“1、”，第四层用“（1）”。地方性法规草案和行政规章视需要按章、节、条、款、项、目标明层次。
（四）公文如有附件，附件名称注在正文之后、文件落款之前，如有两个以上附件应注明附件的顺序。附件与主件订在一起发送，如不能订在一起，应在附件首页左上角注明主件的发文字号和附件的顺序号。
（五）文件落款是指正文之后、附件之下所署发文机关名称、印章和成文时间。成文时间以领导人签发日期为准。两个以上机关联合发文，以最后一个机关签发的日期为准。经会议批准的文件，以通过的日期为准。电报，以发出日期为准。
文件落款所在页无正文时，应在该页左上角标注“（此页无正文）”。
（六）公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章，联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。印章加盖在发文机关名称、成文日期处，上不压正文，下要骑年盖月。加盖发文机关印章的文件，且标题中署明了发文机关。落款处可不再署
发文机关名称。会议通过的“决议”、“决定”，其通过的日期注于标题之下，印章可盖在正文末尾中间偏右空间处。
（六）公文如需注明发至范围、可否登报等，应加括号注在落款的左下侧、主题词之上位置。
第十四条文尾部分包括主题词、抄送栏、印发机关与印发日期栏、共印份数等项。政府令、函、会议纪要等可以不标明印发机关与印发日期。
（一）文件应当标明主题词。主题词标于文尾部分抄送栏之上。上报的文件从上级机关制发的主题词表中选词标注，其他文件可以从本机关制定的主题词表中选词标注。标注主题词一般选三个至五个单一词组，以先内容、后形式的顺序依次排列。
（二）抄送栏位于主题词之下、印发机关与印发日期栏之上。抄送范围如涉及各方面机关，一般按党委、人大、政协、法院、检察院、军队（人武部）、下级行政机关、政府部门的顺序排列。抄送机关的名称用全称或规范化简称。
（三）印发机关与印发日期栏置于抄送栏之下，左端标注印发机关名称，右端标注印发日期。翻印文件，此栏标注翻印机关名称和翻印日期。
（四）文件印制份数标注在印发机关与印发日期栏之下右侧，标注为“（共印××份）”。
主题词、抄送栏、印发机关与印发日期栏、共印份数栏之间分别加横线分开，一般置于文件末页底部。
第十五条公文从左至右横写横排。公文纸一般用16开型（长260毫米、宽184毫米）：也可以采用国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米）。左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章行文规则
第十六条全市各级国家行政机关的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。
第十七条各级政府、政府各部门报送上一级、本级政府的请示，可由上一级、本级政府批复，也可根据上一级、本级政府的授权由其办公厅（室）或主管部门答复。政府各部门报请本级政府批转各地、各部门执行的报告，由本级政府批转，也可根据本级政府授权由其办公厅（室）转
发或冠以“经××政府同意”以部门名义行文。
第十八条凡属政府各部门职权范围内的事项，需要行文的，一律以部门名义直接行文。下级政府需要解决的问题。属上一级政府职能部门权限范围内的，直接向上一级政府职能部门行文。各地之间、同级政府各职能部门之间需要商洽解决的问题，可以互相行文。政府各部门可以向上
一级或下一级政府有关业务部门行文，也可根据本级政府的授权向下一级人民政府直接行文。
全市各级国家行政机关收到上述公文后，应认真负责办理，在收到文件之日起十五日（或文件所规定的时限）内办结，并向报文机关作出明确答复；因情况特殊，十五日内难以办结的，亦应向报文机关说明情况，不得推诿或压误。
第十九条同级政府、同级政府的各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府及其部门与同级党委、军队机关及其部门可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文由主办机关与协办机关共同签发，由主办机关编号印发。

确有必要时，方可联合行文，单位不宜太多。
第二十条全市各级国家行政机关公文中涉及其他机关、部门职权范围的问题，未经协商一致或未经上级机关批准、裁决的，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。
第二十一条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。但不得同时抄送同级和下级机关。
第二十二条全市各级国家行政机关不得越级请示。特殊情况，必须越级请示的，应抄送被越过的直接上级机关。
第二十三条 “请示”一律送交报送机关的办公厅（室）统一办理。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导个人。
第二十四条 “报告”中不得夹带请示事项。
第二十五条受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送该下级机关的另一上级机关。
第二十六条全市国家行政机关的公文，不得向党委作指示、交任务。如涉及党的工作，应当与同级党委联合行文。
第二十七条对下级机关的重要行文应抄送直接上级机关。
第二十八条上级行政机关来的非秘密公文，如无具体贯彻意见，经下一级机关负责人或者秘书长（办公室主任）批准，可原文翻印下发，也可以以收文的形式印发，不另重复行文。上级行政机关的秘密公文，除“绝密”和注明不准翻印的以外，经下一级机关负责人或者秘书长（办公
室主任）批准，也可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、时间、份数和印发范围。密码电报不得翻印、复制，不得密电明复、明电密电混用。
第二十九条经批准在报刊上全文发布的文件，应当现为正式公文依照执行，可不再行文。同时，由发文机关印制少量文本，供存档备查。市政府制定的行政法规、规章，应当在报刊上登载。
已在各类会议上印发过的领导人讲话，一般不再另行发文。

第五章公文办理
第三十条公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档和销毁等程序。
第三十一条需要办理的公文，由文书处理部门根据文件内容和紧急程度，及时提出注批、注办意见，呈送机关领导人批办或文有关职能部门办理。紧急公文，应按要求时限办理完毕；一般公文应在文到之日起三日内交到承办部门或送至有关领导人。除特殊情况外，领导同志不受理和
审批未经文书处理部门登记、注批的公文。
第三十二条全市各级政府交有关部门或下级政府办理的公文，主办机关应及时办理。不得延误、推诿。对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的，应当迅速退回交办的文秘部门并说明理由。涉及其地部门的问题，主办机关应主动与有关部门协商、会签，如有关方面意见不
一致，要如实向交办机关反映。由几个部门共同办理的公文，主办部门要主动与协办部门研究办理。需要交办机关审批的问题，主办部门应在时限内综合办理情况并提出处理意见，报交办机关审批。
第三十三条下级机关向上级主管部门请求批准事项、商洽工作的公文，主管部门要及时办理、答复、涉及几个部门的事项，应主动与有关部门协商办理。
第三十四条全市各级国家行政机关文书处理部门必须建立健全催办制度，凡属请示性的公文，无论是交职能部门办理，还是呈送领导人批办的，都应及时催办。紧急的跟踪催办，限时办复；一般的五至七天催办一次，十五日内办结和答复。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执
行情况。
承办部门直接答复报文机关的公文，应抄送交办机关，以电话或其他方式答复的，亦应告知交办机关的文书处理部门。
第三十五条政府职能部门需以政府或政府办公厅（室）名义发文，应代拟文稿，并在代拟稿前面以本部门名义对拟稿、会签等有关情况作文字说明，打印、加盖本部门印章，再送政府办公厅（室）文书处理部门按规定程序办理。
第三十六条草拟文稿应注意以下事项：
（一）符合法律、法规、规章和政策。如变更现行政策规定或提出新的政策规定，应与有关部门协商并就其必要性、可行性作出文字说明。
（二）情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。涉及秘密事项的文件应准确标定密级。
（三）人名、地名、数字、引文应准确无误。引用公文先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。
（四）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他数字应当使用阿拉伯数码。除有特殊规定外，汉字数字与阿拉伯数字不得混用。
（五）公文中的计量单位必须使用法定计量单位。
（六）用词用字要准确、规范。除人名、地名外，所有用字应符合ＧＢ2312－80规定的一、二级汉字，不得书写异体字、不规范的简化字和繁体字。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。
第三十七条全市各级国家行政机关的文书处一部门审核发文稿。审核的重点是：是否需要行文，应由何种机关行文，是否符合本细则第三十六条的规定，以及会签情况、送审程序、行文格式、文字表述等是否符合规范及拟定密级是否准确。并提出审核意见或写明审核情况再呈领导人
审签。
第三十八条公文由发文机关的领导人签发。重要的或涉及面广的，必须由正职或者主持日常工作的副职领导人签发；经授权，有的公文可由秘书长（办公室主任）签发。
政府、政府办公厅（室）文件的文稿，经政府办公厅（室）文书处理部门按本细则第三十六条的要求核稿后，再按以下原则呈送政府领导人签发。
（一）政府文件（包括议案、函）：
属于综合性、全局性工作的文件，由正职或主持日常工作的副职领导人签发；属于涉及两位以上副职领导人分管工作的文件，应经有关副职领导人审查，由主管副职领导人或主持日常工作的副职领导人签发；经政府常务会议或办公会议研究决定事项的文件，可由主持政府日常工作的副
职领导人或秘书长（办公室主任）签发。
“议案”由正职领导人或委托主持日常工作的副职领导人签发。
（二）办公厅（室）文件（包括函）：
属于政府授权以办公厅（室）名义对下级政府、政府部门安排布置工作、转发本级政府职能部门公文的文件，由政府分管副职领导人或秘书长（办公室主任）签发；属于办公厅（室）职权范围内的文件，由分管秘书长（办公室主任）签发。
政府各部门及其所属单位的文件比照上述原则签发。
第三十九条全市各级国家行政机关领导人审批、签发公文，主批人应明确签署意见，井写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。
第四十条草拟、修改和审签公文，须按档案管理的要求，使用黑色或蓝黑墨水钢笔、毛笔或专用签字笔书写，不得用铅笔、圆珠笔。字迹要工整，标点符号要清楚。公文稿纸应符合国标（ＧＢ826－89）发文摘纸格式，不能用便笺或任意大小的纸条处理、批改公文。不得在文稿
装订线外修改或签批公文。
第四十一条下级机关上报的公文，如不符合本细则第十八条有关要求和第二十条、第二十一条、第二十二条、第二十三条、第二十四条的规定，上级机关的文书处理部门原则上不予受理，可退回原呈报单位。
第四十二条政府部门代本级政府或政府办公厅（室）草拟的文稿，如不符合本细则第三十五条、第三十六条的规定。政府办公厅（室）的文书处理部门可提出处理意见，由代拟文稿单位修改、补办手续或重新拟稿。
第四十三条传递、管理秘密的公文，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。利用计算机通讯网络、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置和加密措施，“绝密”公文不得利用计算机通讯网络、传真机传输。

第六章公文立卷、归档和销毁
第四十四条公文办结后，根据《中华人民共和国档案法》及其有关规定，及时将公文定稿、正本刊有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。
第四十五条公文立卷归档以本机关形成的公文为重点，根据公文形成的特征、相互联系和保存价值进行分类、整理、立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确地反映本机关的主要工作情况，便于保管、查找和利用。
第四十六条联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。
第四十七条公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式文件妥善保管。
第四十八条整理完备的案卷，应按有关规定，定期向档案部门移交，个人不得保存应当归档的公文、文稿等材料。
第四十九条没有有档和存查价值的公文和其它材料，经过鉴别和文书处理部门主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不泄密、不漏销。

第七章附则
第五十条起草地方性法规草案和行政规章，除按本细则的原则办理外，还应按《成都市人民政府关于起草地方性法规草案和制定行规章程序的规定》执行。
第五十一条本细则自发布之日起施行。过去中政府、市政府办公厅下发的有关公文处理的规定，凡与本细则不一致的，以本细则为准。
第五十二条本细则由全市各级政府办公厅（室）组织施行。全市各级行政机关的负责人要带头执行本细则。
第五十三条本细则施行中的具体问题由成都中人民政府办公厅负责解释。

1994年1月1日

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